W życiu każdego pracownika (szczególnie korposzczura) przychodzi moment na stworzenie swojej indywidualnej, spersonalizowanej stopki mailowej. Niektórzy ją otrzymują, inni muszą sami o nią zadbać. Nie wszyscy wiedzą jak ją stworzyć, stąd też poniższy poradnik. W dzisiejszym artykule przedstawie dwa sposoby na stworzenie wizytówki. Nie omieszkam dodać parę fajnych lifehacków, które przydadzą się wam w tworzeniu profesjonalnych projektów. Zapraszam.
Mówiąc o tym, że przygotowałem dla Was dwa sposoby mam na myśli wersję łatwą do stworzenia, choć posiadającą pewne ograniczenia. Mowa o generatorach wizytówek. Jest mnóstwo generatorów online, które pozwolą nie tylko stworzyć dobrą mailową wizytówkę, ale także pozwolą na wygenerowanie twojego własnego podpisu, który możesz zawrzeć w stopce maila. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, szczególnie dla tych, którzy z programowaniem mają niewiele wspólnego. Jeżeli na pytanie jak stworzyć stopkę do maila szukasz bardziej kompleksowego rozwiązania i masz jakieś doświadczenie z HTML i CSS to polecałbym Ci samemu zaprogramować tę stopkę. W artykule zwrócę uwagę na najważniejsze elementy stopki i jak się zabrać za samo jej stworzenie.
1. Generatory stopek mailowych [wersja łatwa]
Jest to rozwiązanie dla wszystkich, którzy nie chcą tracić za dużo czasu na tworzenie wizytówki, ale także dla tych, którzy nie znają się na programowaniu. Istnieją narzędzia, które pozwalają na tworzenie własnych szablonów, w których możesz umieścić grafikę, klikalne linki, zdjęcia i wiele innych. Zasadniczo, możesz sprawić, aby Twój podpis elektroniczny działał jako wirtualna wizytówka. Rozwiązanie to ma wiele zalet np. może ustalić Twoją tożsamość marki, poinformować potencjalnych klientów o tym, co dokładnie oferujesz i spersonalizować swój zasięg. Tak jak napisałem powyżej, generatorów online tworzących wizytówki jest wiele. Postaram się przytoczyć dla Was parę przykładów, które pozwolą na osiągnięcie oczekiwanego efektu.
Zacznijmy od narzędzia, które według mnie jak najbardziej kompleksowo zajmie się Twoją stopką mailową. Mysignature jest to narzędzie, które spełnia wszystkie niezbędne funkcje dzięki którym stworzysz swoją profesjonalną sygnaturę mailową. Różni się od poprzednich tym, iż liczba szablonów gotowych do wyboru jest ograniczona do 11, ale w zamian za to narzędzie pozwala na dodanie niestandardowych pól do stopki maila. Narzędzie to ewoluowało z biegiem lat. Dzisiaj jest to narzędzie dzięki któremu stworzysz sygnaturę, która dobrze wygląda nie tylko na urządzeniach desktopowych ale również na mobilkach. Ponadto MySignature rozwinęło się pod kątek customizacji elementów znajdujących się w sygnaturze.
Używając Mail Signatures będziesz mógł wybrać platformę na której chcesz dodać swoją stopkę. Będziesz mógł również wybrać szablon, uzupełnić dane, dodać grafikę, a także linki do Twoich social media. Bardzo kompleksowe narzędzie, które polecam.
Hubspot jest to narzędzie, które z pewnością ma bardzo nowoczesny interfejs, dzięki któremu w bardzo łatwy sposób można się poruszać po całej stronie. Również narzędzie to pozwala na stworzenie wizytówki według zadowalającego nas szablonu, dodać logo, dane kontaktowe. Co warte zauważenia Hubspot zwraca uwagę na stworzenie przycisku Call to action, dzięki któremu zachęcisz odbiorcę twoich maili aby skorzystał z twoich usług, zobaczył twoją stronę internetową.
Kolejne narzędzie – Signature Maker – znacznie różni się od poprzednich, ponieważ tutaj liczy się głównie Twój podpis, a nie cała struktura stopki. Jeśli będziesz chciał zapisać podpis wystarczy, że użyjesz do tego okienka znajdującego się po lewej stronie. Gdy będziesz zadowolony z jego wyglądu, wystarczy kliknąć ‘Save’, a strona wygeneruje plik png, który będziesz mógł wykorzystać.
2. Zaprogramowanie stopki mailowej [wersja trudna]
Jeśli masz już jakieś doświadczenie i zależy ci na tym, aby stopka wyglądała dokładnie tak jak Ty byś chciał czas zabrać się za programowanie. Nie będę tutaj przedstawiał procesu tworzenia od zera do skończonego projektu, ponieważ to będzie zależeć wyłącznie od Ciebie. Przedstawię za to elementy, o których należy wiedzieć i pamiętać.
2.1 HTML i CSS
Zacznijmy od podstaw. Stopka mailowa to nic innego jak strona internetowa, która będzie dołączana do każdego twojego maila. A więc składa się z ram dokumentu, nagłówka, oraz ciała strony. Jeżeli chcesz nauczyć się HTML zapraszam na kurs W3School. Jest to najbardziej wartościowa strona internetowa, w której można nauczyć się języków programowania. Znajdziesz tam również kurs CSS. Kaskadowe Arkusze Stylów będą odpowiadać za wygląd twojej stopki. Będziesz mógł ustalić marginesy, pozycję danych elementów i wiele innych.
2.2 Wskazówka
Aby ułatwić Ci stworzenie wizytówki chciałbym przedstawić również kilka tricków, które pozwolą ci stworzyć dobrze wyglądającą wizytówkę. Zapewne kojarzysz, że bardzo często w mailach pojawia się komunikat o wyświetlaniu zdjęć w mailu. Nie wszyscy go klikają, więc może to być spora strata gdy nie zobaczą twojego loga, albo innych grafik, które mógłbyś umieścić w stopce. Z pomocą przychodzi kod Base64. Jest to kod, zakoduję twoją grafikę i dzięki temu będzie się ona wyświetlać w każdym mailu. Przeglądarki nie będą traktować tego elementu jako zdjęcia lecz jako kod. Jest to w pewien sposób ominięcie bramki, która przeszkadza w poprawnym wyświetlaniu.
Aby zmienić zdjęcie i zakodować go na kod Base64 użyj tej strony: Base64 Image.
Gdy zakodujesz zdjęcie otrzymasz kod, który należy wkleić w miejsce znacznika img -> src
3. Jak zainstalować stopkę mailową?
Gdy już stworzysz stopkę mailową, należy zainstalować ją na swoim mailu. Jeżeli wykorzystujesz zewnętrzne programy do sprawdzania własnej poczty, takie jak Mozilla Thunderbird albo Microsoft Outlook to poniżej znajdziesz instrukcje jak sobie poradzić z instalacją.
3.1 Mozilla Thunderbird
Aby zainstalować stopkę w programie Mozilla Thunderbird klikamy prawym przyciskiem na adresie naszego maila z lewej strony i klikamy „Ustawienia”. Możemy naszą stopkę dołączyć na dwa sposoby. Pierwszy z nich to wklejenie całości pliku HTML, lub możemy wskazać Thunderbirdowi ścieżkę, w której znajduje się plik z naszą stopką. Thunderbird będzie pobierał stopkę za każdym razem gdy będziesz chciał wysłać maila. Zobacz grafikę poniżej:
3.2 Microsoft Outlook
W programie Outlook musimy przejść ten sam proces trochę na około. Przejdź do Plik> Opcje> Poczta i kliknij „Podpisy”. Kliknij „Nowy”, aby utworzyć nowy podpis zastępczy. Nadaj nowemu podpisowi nazwę, którą możesz zapamiętać.
Następnie przejdź do folderu, w którym znajdują się wszystkie stopki, znajdziesz je w Opcjach > Mail> Podpisy. Program skieruje cię do folderu, w którym się one znajdują. Wtedy musisz nadpisać plik .html i gdy to zrobisz twoja stopka się zaktualizuje.
Podsyłam filmik, który powinien wyjaśnić sprawę:
Potrzebujesz projektu stopki mailowej?
Skorzystaj z poniższego formularza kontaktowego
Update - styczeń 2022
Wielu z Was skontaktowało się z nasza firmą odnośnie zaprojektowania sygnatury mailowej. Jest nam niezmiernie miło z takiego obrotu spraw. Chcielibyśmy przedstawić państwu kilka spostrzeżeń, które zauważyliśmy w trakcie projektowania kolejnych sygnatur. Dodanie tych informacji jest niezmiernie ważne, ponieważ może ono definiować formę naszej – jako Biegun.Studio – współpracy z państwem.
Wygląd sygnatury
Sygnatury mailowe należy projektować na każde środowisko służące do wyświetlania wiadomości mailowych. Niestety, tyle ile jest rozwiązań, tyle jest również wymagań jakie sygnatura musi sprostać aby mogła wyświetlać się w danym środowisku. Dla przykładu, sygnatury które są projektowane po skrzynkę pocztową Gmail nie obsługują kodu Base64 odpowiadającego za wyświetlanie się zdjęć, bez użycia zbędnego linkowania. Skrzynka pocztowa od Google również określa minimalną wartość rozmiaru czcionki jaki może się pojawić (w niezmienionej formie) w wiadomości email. Są to informacje, które mogą wpłynąć na niejeden projekt, ponieważ zmieniony układ sygnatury całkiem odbiega od jego pierwotnej, zaprojektowanej wersji. Należy mieć ten fakt na uwadze, w momencie w którym państwo posiadają własny projekt graficzny, jednak szukacie odpowiedniej osoby, która zaprojektuje sygnaturę tak aby wyglądała dobrze na kazdym środowisku.
Kolejnym elementem, na który należy zwrócić uwagę są projekty graficzne, które można ujrzeć w wyszukiwarce Google. Niektóre są bardzo imponujące, jednak ich funkcjonalność ogranicza się do zaimplementowania obrazka w miejsce sygnatury mailowej. Wyklucza to użycie ich jako odpowiedniego środka komunikacyjnego, wszystkie dane znajdujące się w stopce trzeba będzie przepisać, czy to we własnej skrzynce pocztowej, czy też numer w telefonie – ponieważ są obrazkiem. Sygnatury, które posiadają wielowarstwową strukturę, nakładające się elementy, rzeczywiście można zaprojektować w taki sposób, aby wyświetlały się dobrze jako strona internetowa (plik HTML). Problem pojawia się w momencie importu takiej sygnatury do programu pocztowego. Część, a równie często cała sygnatura nie wyświetla się poprawnie. Aby zaradzić temu problemowi należy projektować sygnatury o odpowiednim układzie, oraz nie nakładających się na siebie elementach.
Niektóre środowiska ignorują style wbudowane w kod sygnatury. Mowa tutaj przede wszystkim o programie Microsoft Outlook, który konwertuje kod stopki HTML na swój własny XLM. Wraz z tą konwersją generuje strukturę folderów (w ukrytym folderze sygnatur), przez którą edycja sygnatury jest znacznie bardziej utrudnionym zadaniem. Uprzedzam mniej doświadczonych użytkowników komputera, aby nie zmieniać sygnatury mailowej na własną rękę w edytorze znajdującym się w programie Outlook, ponieważ wiązać się to może z pojawieniem się szeregu błędów, które bez odpowiedniej wiedzy, bardzo ciężko jest się pozbyć. Aby poszerzyć państwa wiedzę na ten temat przygotowałem już jakiś czas temu osobny wpis na temat Outlooka. Zapraszam do lektury.
Charakter współpracy z Biegun.Studio
*dla zainteresowanych
Aby wyjaśnić jeszcze jedną osobną kwestię przy okazji projektowania dla państwa sygnatur mailowych przez nasz zespół chcieliśmy przedstawić Wam charakter współpracy z naszą firmą. Jako, że w momencie, w którym zgłosicie się do naszej firmy będzie to pierwszy raz, w którym to zamawiacie projekt sygnatury mailowej, chcieliśmy omówić parę szczegółów.
W przypadku gdy umowa na stworzenie sygnatury mailowej została zaakceptowana i odesłana na naszą skrzynkę mailową należy opłacić zamówienie na kwotę wcześniej zaakceptowaną przez obie strony. W momencie zaksięgowania płatności na koncie nasz zespół rozpoczyna proces projektowania. W ciągu 5 dni roboczych przedstawiamy państwu 3 propozycje projektu graficznego stopki mailowej. Kupujący ma 3 dni na wybór stopki oraz dokonanie odpowiednich zmian w ich wyglądzie. Po ostatecznej akceptacji nasz zespół programistów przechodzi do zaprogramowania kodu stopki. W tym momencie nie możliwa jest zmiana wyglądu sygnatury.
Wraz z ukończeniem procesu programowania wysyłamy do państwa gotowy plik poprzez zewnętrzne środowisko do przechowywania plików takie jak Google Drive, lub też WeTransfer. Przesyłany jest nie tylko plik HTML wraz z kodem ale również pliki graficzne powstałe w trakcie procesu projektowania. Klient otrzymuje również instrukcje instalacji, na której znajdują się konkretne uwagi co do procesu implementacji sygnatury. Ponownie klient ma 3 dni aby stopkę mailową zainstalować oraz wskazać ewentualne poprawki w projekcie. Zapraszamy wszystkich zainteresowanych do kontaktu w sprawie projektowania sygnatury.
