Papier firmowy jest jednym z najważniejszych elementów identyfikacji graficznej firm, w każdej branży. Definiuje on to w jaki sposób marka komunikuje się ze swoimi klientami oraz jakie wartości niesie ze sobą współpraca z taką firmą. Każdy szanujący się projektant uwzględnia projekt papieru firmowego w procesie budowania nowych marek. Należy jednak pamiętać, że właściwy wygląd nie jest jedyną cechą, która powinna opisywać dobry papier firmowy. Drugą równie ważną jest funkcjonalność. Wśród rozwiązań, które aktualnie znajdują się na rynku zdecydowaną większość stanowią pliki PDF, które przeznaczone są do druku i wypełnienia przez klienta. Rozwiązanie to nie pozwala na swobodną edycję pliku i zaoszczędzenie czasu poprzez wypełnienie go na komputerze. W dzisiejszym artykule chcieliśmy przedstawić państwu jak przebiega proces dodawania kompozycji (w naszym przypadku stworzonej w programie Adobe Illustrator) do każdego nowo otwartego pliku w programie Microsoft Word. Rozwiązanie to oszczędzi państwa czas oraz w znaczący sposób wpłynie na państwa styl komunikacji z klientami. Przejdźmy zatem do rzeczy.
Spis treści
Papier firmowy - projekt graficzny
Dodawanie papieru firmowego do programu Microsoft Word
Proces dodawania kompozycji do naszego dokumentu tekstowego przedstawię w krokach, po to aby w jak najbardziej przystępny sposób zaprezentować wszystkie działania. A więc zaczynajmy:
- W dokumencie Word wybierz w menu Układ -> Marginesy i na samym dole znajduje się opcja marginesy niestandardowe.
- W ustawieniach strony zmień wartość każdego marginesu ze standardowych 2,5 cm na 0. W zakładce papier istnieje możliwość zmiany rozmiaru dokumentu, jeżeli tworzysz ulotkę albo plik o niestandardowym rozmiarze zmień wartości znajdujące się w tej zakładce. Po zaakceptowaniu powinien pojawić się komunikat o tym, że niektóre marginesy mogą nachodzić na obszar zadrukowania, należy zignorować ten komunikat. Do marginesów wrócimy jeszcze później.
- Przechodzimy do edycji nagłówka. Możemy to zrobić poprzez kliknięcie Wstawianie -> Nagłówek -> Edytuj nagłówek.
- Dodaj wcześniej przygotowaną kompozycję papieru firmowego poprzez dodanie jej tak jak normalnego obrazka. Wstawianie -> Obrazy -> Wybierz obraz ze swojego dysku oraz kliknij ok. Jeżeli obraz nie będzie odpowiednio ustawiony (trochę poniżej czy też powyżej) to jest to jak najbardziej normalne działanie, jednak musimy to zmienić.
- Po dodaniu obrazka przechodzimy do zakładki Formatowanie -> Położenie -> Więcej opcji układu. Zakładka Zawijanie tekstu -> Styl otaczania -> Wybieramy „za tekstem”. Klikamy „Ok”. Następnie jeszcze raz wracamy do poprzedniego okienka i wybieramy zakładkę Położenie. W tym momencie należy każdą opcję położenia bezwzględnego zmienić na 0, zaś z prawej strony zmieniamy Kolumny lub Akapity na „Strony”. Klikamy „Ok”. Należy pamiętać aby oba te działania zrobić osobno, ponieważ jeśli zaznaczysz odpowiednie opcje za jednym razem Word zapamięta tylko ostatni wybór, czyli np. nie zaakceptuje odległości 0 od prawej krawędzi ale zawijanie tekstu już będzie bardzo dobrze działało. W tym momencie będziemy już widzieli, że nasza kompozycja znajduje się w odpowiednim miejscu.
- Klikamy Wstawianie -> Nagłówek -> Edytuj nagłówek. Zamykamy go.
- Przechodzimy do układu, wybieramy Marginesy i klikamy -> Normalne (lub też inne jeśli tak wymaga projekt). W tym momencie możemy cieszyć się w pełni funkcjonalnym papierem firmowym naszej firmy.
Papier firmowy w Office365 i Google Workspace (Gmail)
Współczesna komunikacja biznesowa coraz częściej odbywa się w pełni cyfrowo — zespoły pracują zdalnie, dokumenty udostępniane są w chmurze, a proces podpisywania umów przenosi się do internetu. W takiej rzeczywistości papier firmowy nie traci na znaczeniu, ale jego forma musi dostosować się do aktualnych narzędzi. Jak więc korzystać z papieru firmowego w środowiskach takich jak Microsoft Office365 czy Google Workspace (Gmail)?
Papier firmowy w Word Online (Office365)
Microsoft 365 pozwala edytować dokumenty Word bezpośrednio w przeglądarce, dzięki czemu nie trzeba mieć zainstalowanego programu Word na komputerze. To wygodne rozwiązanie, jednak ma pewne ograniczenia — szczególnie jeśli chodzi o grafikę i zaawansowane formatowanie.
Jak korzystać z papieru firmowego w Word Online:
- Stwórz szablon papieru firmowego w klasycznym Wordzie (desktop), z uwzględnieniem grafiki tła, marginesów i nagłówka.
- Zapisz dokument jako plik .docx (nie .dotx – ten format może nie działać prawidłowo online).
- Umieść szablon w OneDrive lub SharePoint – najlepiej w folderze współdzielonym z zespołem.
- Utwórz kopię szablonu do edycji za każdym razem, gdy tworzysz nowy dokument.
- Upewnij się, że grafika jest osadzona w pliku, a nie tylko zlinkowana – dzięki temu nie zniknie podczas otwierania dokumentu online.
Dzięki takiemu podejściu użytkownicy mogą tworzyć spójne dokumenty firmowe z dowolnego miejsca — wystarczy przeglądarka i dostęp do chmury Office365.
Papier firmowy w Google Docs (Gmail)
Google Workspace to pakiet narzędzi biurowych od Google, z którego korzysta wiele firm — szczególnie startupy i zespoły pracujące zdalnie. W przeciwieństwie do Worda, Google Docs nie oferuje pełnego wsparcia dla zaawansowanego tła dokumentu, ale przy odpowiednim podejściu również można osiągnąć satysfakcjonujący efekt.
Sposoby na użycie papieru firmowego w Google Docs:
- Wstaw grafikę do nagłówka – kliknij Wstaw → Nagłówek i dodaj obraz (np. z logo i danymi kontaktowymi).
- Dostosuj marginesy – przejdź do Plik → Ustawienia strony i ustaw własne marginesy pasujące do projektu.
- Zablokuj nagłówek przed przypadkową edycją – to zabezpiecza układ dokumentu.
- Zapisz dokument jako szablon – np. kopiując go za każdym razem jako bazę do nowych dokumentów.
Jeśli chcesz osiągnąć bardziej złożony wygląd dokumentu (np. grafikę na całą stronę w tle), możesz stworzyć projekt w Google Slides lub Canvie, zapisać jako PDF i wykorzystać do prezentacji lub przesyłki.
Wyślij wiadomość.
Chcesz zaprojektować dedykowany papier firmowy? Biegun.Studio Ci w tym pomóże!
Pomoc specjalisty
Chcesz rozpocząć nowy projekt? Daj nam znać na adres poniżej:
hello@biegun.studio
Najczęstsze błędy przy wdrażaniu papieru firmowego w Wordzie
Tworzenie papieru firmowego w Wordzie może wydawać się proste — szczególnie, gdy mamy gotowy projekt graficzny. W praktyce jednak wiele osób popełnia błędy, które skutkują rozjechanym układem, słabą jakością wydruku, czy nawet brakiem możliwości edycji dokumentu. Poniżej przedstawiamy najczęstsze problemy, które warto wyeliminować już na etapie wdrażania papieru firmowego do Worda.
Niewłaściwie ustawione marginesy
To jeden z najczęściej powtarzających się błędów. Użytkownicy zapominają o zmianie domyślnych marginesów Worda (zwykle 2,5 cm) lub ustawiają je niezgodnie z projektem graficznym. Efekt? Treść „wchodzi” na grafikę lub odwrotnie — papier firmowy nie wygląda tak, jak powinien.
Rozwiązanie:
Zawsze zaczynaj od ustawienia marginesów w zakładce Układ → Marginesy → Marginesy niestandardowe, dopasowując je do projektu.
Brak ustawienia grafiki „za tekstem”
Po wstawieniu obrazu z papierem firmowym wielu użytkowników nie zmienia domyślnego stylu otaczania tekstu, przez co treść dokumentu nie może być swobodnie edytowana. Grafika może nachodzić na tekst lub całkowicie blokować pisanie.
Rozwiązanie:
Po dodaniu grafiki kliknij ją i przejdź do Opcji układu → Zawijanie tekstu → Za tekstem. Umożliwi to pełną edycję dokumentu bez przesuwania tła.
Błędne formaty plików graficznych
Czasami do Worda wstawiane są pliki o niskiej jakości (np. zbyt mała rozdzielczość, format .webp lub .svg, który Word nie obsługuje prawidłowo). Takie pliki podczas druku wyglądają na rozmazane lub nie są wyświetlane w ogóle.
Rozwiązanie:
Używaj pliku .jpg lub .png o rozdzielczości co najmniej 300 dpi. Unikaj kompresowanych obrazów pobranych z internetu lub eksportowanych z Canvy bez odpowiednich ustawień.
Niezgodność wersji Worda (Windows vs. macOS)
Word na Macu i na Windowsie nie zawsze działa identycznie. Może się zdarzyć, że dokument poprawnie wyświetlany na jednym systemie, na drugim „rozjeżdża się” – szczególnie jeśli chodzi o pozycjonowanie grafiki w nagłówku.
Rozwiązanie:
Testuj szablon na obu systemach operacyjnych, zwłaszcza jeśli w firmie używane są różne środowiska. Unikaj zaawansowanych efektów graficznych, które mogą być inaczej interpretowane przez Worda w różnych wersjach.
Edycja szablonów pobranych z internetu bez zmian
Wiele osób pobiera darmowe szablony papieru firmowego, a następnie zapomina podmienić dane kontaktowe, adresy URL czy logo. Zdarza się nawet, że w dokumentach wysyłanych do klientów widnieją dane innej firmy.
Rozwiązanie:
Zawsze dokładnie sprawdzaj każdy element szablonu — dane firmy, numer telefonu, e-mail, a także tytuły i linki. Warto stworzyć listę kontrolną elementów do podmiany.
Narzędzia do tworzenia papieru firmowego
Nie każdy projekt papieru firmowego musi zaczynać się w Adobe Illustratorze. Wiele firm — zwłaszcza mniejszych — poszukuje prostych i dostępnych sposobów na przygotowanie eleganckiego layoutu dokumentu. Na szczęście istnieje kilka sprawdzonych narzędzi online, które umożliwiają szybkie stworzenie tła firmowego bez konieczności angażowania grafika. Jednym z najpopularniejszych rozwiązań jest Canva – narzędzie działające w przeglądarce, oferujące setki gotowych szablonów dokumentów i możliwość łatwej edycji kolorów, logo czy czcionek. Taki projekt można wyeksportować jako plik PNG lub PDF i użyć w Wordzie jako tła. Ważne jednak, aby podczas eksportu wybrać odpowiednią rozdzielczość – najlepiej 300 dpi, szczególnie jeśli planujemy późniejszy wydruk dokumentu.
Podobne możliwości oferuje Adobe Express – nieco bardziej zaawansowana alternatywa, pozwalająca na tworzenie materiałów graficznych spójnych z identyfikacją wizualną firmy. Adobe udostępnia również własne zasoby graficzne i fonty, co może być pomocne przy budowie estetycznego i profesjonalnego papieru firmowego. Dla użytkowników pakietu Microsoft 365 ciekawym rozwiązaniem może być Microsoft Designer – nowa aplikacja do szybkiego tworzenia grafik, zintegrowana z Wordem i OneDrive. Umożliwia tworzenie prostych layoutów dostosowanych do środowiska Microsoftu, co ułatwia późniejsze wykorzystanie projektu w dokumentach firmowych.
Warto też wspomnieć o gotowych szablonach dostępnych bezpośrednio w Microsoft Word lub w serwisach typu Creative Market czy Envato Elements. Wiele z nich można łatwo dostosować do własnych potrzeb, co znacząco przyspiesza proces przygotowania dokumentu.
O czym pamiętać, korzystając z narzędzi online?
Choć tworzenie papieru firmowego w Canvie czy innych narzędziach jest wygodne, należy pamiętać o kilku ważnych kwestiach. Przede wszystkim trzeba zadbać o odpowiednią jakość grafiki – zarówno pod kątem rozdzielczości, jak i proporcji. Wstawiając obraz do Worda, należy upewnić się, że nie zostanie on zniekształcony przez marginesy lub ustawienia strony. Dodatkowo, nie wszystkie darmowe zasoby graficzne mają licencję na użytek komercyjny – warto to sprawdzić przed wykorzystaniem.
W przypadku bardziej zaawansowanych projektów lub konieczności dostosowania papieru firmowego do wielu narzędzi i formatów (np. Word, Google Docs, PDF do druku), najlepiej skorzystać z pomocy specjalisty. W Biegun.Studio projektujemy zarówno tło do dokumentów Worda, jak i pełne systemy identyfikacji wizualnej – gotowe do wdrożenia w codziennej pracy zespołu.
Podobne możliwości oferuje Adobe Express – nieco bardziej zaawansowana alternatywa, pozwalająca na tworzenie materiałów graficznych spójnych z identyfikacją wizualną firmy. Adobe udostępnia również własne zasoby graficzne i fonty, co może być pomocne przy budowie estetycznego i profesjonalnego papieru firmowego. Dla użytkowników pakietu Microsoft 365 ciekawym rozwiązaniem może być Microsoft Designer – nowa aplikacja do szybkiego tworzenia grafik, zintegrowana z Wordem i OneDrive. Umożliwia tworzenie prostych layoutów dostosowanych do środowiska Microsoftu, co ułatwia późniejsze wykorzystanie projektu w dokumentach firmowych.
Warto też wspomnieć o gotowych szablonach dostępnych bezpośrednio w Microsoft Word lub w serwisach typu Creative Market czy Envato Elements. Wiele z nich można łatwo dostosować do własnych potrzeb, co znacząco przyspiesza proces przygotowania dokumentu.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Aby dodać papier firmowy do Worda, należy wstawić wcześniej przygotowaną grafikę (.jpg lub .png) do nagłówka dokumentu, a następnie ustawić jej położenie „za tekstem”. Ważne jest również dostosowanie marginesów dokumentu, by nie kolidowały z projektem graficznym.
Najlepiej sprawdzają się pliki .PNG lub .JPG o wysokiej rozdzielczości (minimum 300 dpi). Pliki PNG są idealne, gdy projekt zawiera przezroczystości, a JPG — jeśli zależy Ci na mniejszym rozmiarze pliku.
Dokument z papierem firmowym stworzony w Wordzie może być wydrukowany, ale nie zawsze spełnia wymagania profesjonalnych drukarni. W przypadku większych nakładów lepiej przygotować wersję do druku w programie graficznym, z plikiem PDF zoptymalizowanym pod CMYK.
W Word Online najlepiej pracować na wcześniej przygotowanym szablonie, stworzonym w wersji desktopowej Worda. Po zapisaniu go w OneDrive można go edytować z poziomu przeglądarki. Upewnij się, że grafika tła jest osadzona, a nie tylko zlinkowana.
Należy sprawdzić, czy styl otaczania tekstu jest ustawiony na „za tekstem”. W przypadku Worda — kliknij obraz, wybierz opcje układu i zmień styl zawijania.
Tak. W Biegun.Studio projektujemy dedykowane papiery firmowe dopasowane do identyfikacji wizualnej marki oraz sposobu pracy zespołu. Przygotowujemy nie tylko sam projekt graficzny, ale również pliki zoptymalizowane do użytku w Microsoft Word, Office365 i innych narzędziach, wraz z instrukcją wdrożenia. Dzięki temu masz pewność, że papier firmowy będzie estetyczny, funkcjonalny i spójny z całą komunikacją firmy.
Stworzymy dla Ciebie papier firmowy!
W Biegun.Studio zajmujemy się tworzeniem pełnej identyfikacji wizualnej firm. Jednym z elementów projektowych jest papier firmowy. Mamy świadomość, że powyższy artykuł może pomóc Ci w pracy nad własnym projektem, dlatego też cieszymy się, że możemy pomóc choć jednej osobie. Jeżeli jednak chciałbyś skorzystać z usług profesjonalistów, dzięki którym Twoja firma zaopatrzy się nie tylko w papier firmowy, skontaktuj się z nami! Wykorzystaj poniższy formularz lub ten, który znajduje się na stronie kontaktowej witryny. Zapraszamy!
