W życiu każdego pracownika (szczególnie korposzczura) przychodzi moment na stworzenie swojej indywidualnej, spersonalizowanej stopki mailowej. Niektórzy ją otrzymują, inni muszą sami o nią zadbać. Nie wszyscy wiedzą jak ją stworzyć, stąd też poniższy poradnik. W dzisiejszym artykule przedstawie dwa sposoby na stworzenie wizytówki. Nie omieszkam dodać parę fajnych lifehacków, które przydadzą się wam w tworzeniu profesjonalnych projektów. Zapraszam.
Spis treści
Mówiąc o tym, że przygotowałem dla Was dwa sposoby mam na myśli wersję łatwą do stworzenia, choć posiadającą pewne ograniczenia. Mowa o generatorach wizytówek. Jest mnóstwo generatorów online, które pozwolą nie tylko stworzyć dobrą mailową wizytówkę, ale także pozwolą na wygenerowanie twojego własnego podpisu, który możesz zawrzeć w stopce maila. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, szczególnie dla tych, którzy z programowaniem mają niewiele wspólnego. Jeżeli na pytanie jak stworzyć stopkę do maila szukasz bardziej kompleksowego rozwiązania i masz jakieś doświadczenie z HTML i CSS to polecałbym Ci samemu zaprogramować tę stopkę. W artykule zwrócę uwagę na najważniejsze elementy stopki i jak się zabrać za samo jej stworzenie.
1. Darmowe generatory stopek mailowych - 4 najlepsze narzędzia
Jest to rozwiązanie dla wszystkich, którzy nie chcą tracić za dużo czasu na tworzenie wizytówki, ale także dla tych, którzy nie znają się na programowaniu. Istnieją narzędzia, które pozwalają na tworzenie własnych szablonów, w których możesz umieścić grafikę, klikalne linki, zdjęcia i wiele innych. Zasadniczo, możesz sprawić, aby Twój podpis elektroniczny działał jako wirtualna wizytówka. Rozwiązanie to ma wiele zalet np. może ustalić Twoją tożsamość marki, poinformować potencjalnych klientów o tym, co dokładnie oferujesz i spersonalizować swój zasięg. Tak jak napisałem powyżej, generatorów online tworzących wizytówki jest wiele. Postaram się przytoczyć dla Was parę przykładów, które pozwolą na osiągnięcie oczekiwanego efektu.
Zacznijmy od narzędzia, które według mnie jak najbardziej kompleksowo zajmie się Twoją stopką mailową. Mysignature jest to narzędzie, które spełnia wszystkie niezbędne funkcje dzięki którym stworzysz swoją profesjonalną sygnaturę mailową. Różni się od poprzednich tym, iż liczba szablonów gotowych do wyboru jest ograniczona do 11, ale w zamian za to narzędzie pozwala na dodanie niestandardowych pól do stopki maila. Narzędzie to ewoluowało z biegiem lat. Dzisiaj jest to narzędzie dzięki któremu stworzysz sygnaturę, która dobrze wygląda nie tylko na urządzeniach desktopowych ale również na mobilkach. Ponadto MySignature rozwinęło się pod kątek customizacji elementów znajdujących się w sygnaturze.
Używając Mail Signatures będziesz mógł wybrać platformę na której chcesz dodać swoją stopkę. Będziesz mógł również wybrać szablon, uzupełnić dane, dodać grafikę, a także linki do Twoich social media. Bardzo kompleksowe narzędzie, które polecam.
Hubspot jest to narzędzie, które z pewnością ma bardzo nowoczesny interfejs, dzięki któremu w bardzo łatwy sposób można się poruszać po całej stronie. Również narzędzie to pozwala na stworzenie wizytówki według zadowalającego nas szablonu, dodać logo, dane kontaktowe. Co warte zauważenia Hubspot zwraca uwagę na stworzenie przycisku Call to action, dzięki któremu zachęcisz odbiorcę twoich maili aby skorzystał z twoich usług, zobaczył twoją stronę internetową.
Kolejne narzędzie – Signature Maker – znacznie różni się od poprzednich, ponieważ tutaj liczy się głównie Twój podpis, a nie cała struktura stopki. Jeśli będziesz chciał zapisać podpis wystarczy, że użyjesz do tego okienka znajdującego się po lewej stronie. Gdy będziesz zadowolony z jego wyglądu, wystarczy kliknąć ‘Save’, a strona wygeneruje plik png, który będziesz mógł wykorzystać.
2. Jak stworzyć stopkę mailową w HTML/CSS? [dla zaawansowanych]
Jeśli masz już jakieś doświadczenie i zależy ci na tym, aby stopka wyglądała dokładnie tak jak Ty byś chciał czas zabrać się za programowanie. Nie będę tutaj przedstawiał procesu tworzenia od zera do skończonego projektu, ponieważ to będzie zależeć wyłącznie od Ciebie. Przedstawię za to elementy, o których należy wiedzieć i pamiętać.
2.1 HTML i CSS
Zacznijmy od podstaw. Stopka mailowa to nic innego jak strona internetowa, która będzie dołączana do każdego twojego maila. A więc składa się z ram dokumentu, nagłówka, oraz ciała strony. Jeżeli chcesz nauczyć się HTML zapraszam na kurs W3School. Jest to najbardziej wartościowa strona internetowa, w której można nauczyć się języków programowania. Znajdziesz tam również kurs CSS. Kaskadowe Arkusze Stylów będą odpowiadać za wygląd twojej stopki. Będziesz mógł ustalić marginesy, pozycję danych elementów i wiele innych.
2.2 Wskazówka
Aby ułatwić Ci stworzenie wizytówki chciałbym przedstawić również kilka tricków, które pozwolą ci stworzyć dobrze wyglądającą wizytówkę. Zapewne kojarzysz, że bardzo często w mailach pojawia się komunikat o wyświetlaniu zdjęć w mailu. Nie wszyscy go klikają, więc może to być spora strata gdy nie zobaczą twojego loga, albo innych grafik, które mógłbyś umieścić w stopce. Z pomocą przychodzi kod Base64. Jest to kod, zakoduję twoją grafikę i dzięki temu będzie się ona wyświetlać w każdym mailu. Przeglądarki nie będą traktować tego elementu jako zdjęcia lecz jako kod. Jest to w pewien sposób ominięcie bramki, która przeszkadza w poprawnym wyświetlaniu.
Aby zmienić zdjęcie i zakodować go na kod Base64 użyj tej strony: Base64 Image.
Gdy zakodujesz zdjęcie otrzymasz kod, który należy wkleić w miejsce znacznika img -> src
Wyślij wiadomość.
Potrzebujesz sygnatury mailowej? Odezwij się! Na pewno pomożemy.
Pomoc specjalisty
Chcesz rozpocząć nowy projekt? Daj nam znać na adres poniżej:
hello@biegun.studio
3. Instalacja stopki mailowej krok po kroku [Gmail, Outlook, Thunderbird]
Gdy już stworzysz stopkę mailową, należy zainstalować ją na swoim mailu. Jeżeli wykorzystujesz zewnętrzne programy do sprawdzania własnej poczty, takie jak Mozilla Thunderbird albo Microsoft Outlook to poniżej znajdziesz instrukcje jak sobie poradzić z instalacją.
3.1 Mozilla Thunderbird
Aby zainstalować stopkę w programie Mozilla Thunderbird klikamy prawym przyciskiem na adresie naszego maila z lewej strony i klikamy „Ustawienia”. Możemy naszą stopkę dołączyć na dwa sposoby. Pierwszy z nich to wklejenie całości pliku HTML, lub możemy wskazać Thunderbirdowi ścieżkę, w której znajduje się plik z naszą stopką. Thunderbird będzie pobierał stopkę za każdym razem gdy będziesz chciał wysłać maila. Zobacz grafikę poniżej:
3.2 Microsoft Outlook
W programie Outlook musimy przejść ten sam proces trochę na około. Przejdź do Plik> Opcje> Poczta i kliknij „Podpisy”. Kliknij „Nowy”, aby utworzyć nowy podpis zastępczy. Nadaj nowemu podpisowi nazwę, którą możesz zapamiętać.
Następnie przejdź do folderu, w którym znajdują się wszystkie stopki, znajdziesz je w Opcjach > Mail> Podpisy. Program skieruje cię do folderu, w którym się one znajdują. Wtedy musisz nadpisać plik .html i gdy to zrobisz twoja stopka się zaktualizuje.
Podsyłam filmik, który powinien wyjaśnić sprawę:
Co powinna zawierać profesjonalna stopka mailowa?
Profesjonalna stopka mailowa to nie tylko estetyczne zakończenie wiadomości e-mail. To ważny element komunikacji biznesowej, który wpływa na wizerunek marki, wiarygodność nadawcy oraz skuteczność kontaktu. Dobrze zaprojektowana stopka e-mail powinna być czytelna, spójna wizualnie i zawierać wyłącznie informacje istotne dla odbiorcy.
Dane identyfikacyjne w stopce mailowej
Podstawą każdej profesjonalnej stopki mailowej są dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować nadawcę. Odbiorca powinien w kilka sekund dowiedzieć się, kto do niego pisze i jaką funkcję pełni dana osoba. W praktyce oznacza to obecność imienia i nazwiska, stanowiska oraz nazwy firmy lub marki osobistej. Taki układ zwiększa zaufanie i sprawia, że komunikacja e-mailowa nabiera oficjalnego, uporządkowanego charakteru.
W stopce mailowej warto również umieścić dane kontaktowe, które ułatwią szybki kontakt poza skrzynką pocztową. Najczęściej są to numer telefonu oraz adres strony internetowej. Dzięki temu stopka e-mail staje się nie tylko podpisem, ale także funkcjonalnym narzędziem komunikacyjnym.
Elementy marketingowe i wizerunkowe
Dobrze zaprojektowana stopka mailowa może pełnić także funkcję marketingową. Link do strony internetowej, portfolio lub dedykowanego landing page’a pozwala przekierować odbiorcę do pełnej oferty firmy. Coraz częściej w stopkach e-mail pojawiają się również ikony mediów społecznościowych, które wzmacniają obecność marki w innych kanałach komunikacji.
Do najczęściej wykorzystywanych elementów należą:
-
link do strony www lub portfolio,
-
ikony profili społecznościowych dopasowanych do branży.
Warto pamiętać, aby nie traktować stopki mailowej jak baneru reklamowego. Nadmiar linków lub grafik może obniżyć czytelność wiadomości i sprawić wrażenie chaosu.
Grafika, logo i spójność wizualna
Profesjonalna stopka mailowa powinna być spójna z identyfikacją wizualną marki. Logo firmy lub niewielkie zdjęcie nadawcy mogą wzmocnić rozpoznawalność, jednak powinny być stosowane z umiarem. Kluczowe jest zachowanie odpowiednich proporcji, lekkiej struktury oraz poprawnego wyświetlania stopki w różnych klientach poczty elektronicznej.
Czytelna typografia, odpowiednie odstępy i logiczna hierarchia informacji mają bezpośredni wpływ na odbiór całej wiadomości. Właśnie dlatego projekt stopki mailowej warto traktować jako integralny element komunikacji biznesowej, a nie dodatek tworzony „przy okazji”.
Informacje prawne i dodatkowe
W niektórych przypadkach stopka mailowa powinna zawierać krótką klauzulę informacyjną lub prawną, na przykład dotyczącą poufności wiadomości. Tego typu treści najlepiej umieszczać na końcu stopki, mniejszą czcionką i bez elementów graficznych. Nie jest to element obowiązkowy w każdej branży, dlatego warto stosować go tylko wtedy, gdy rzeczywiście jest wymagany.
Najczęstsze błędy w stopkach mailowych (i jak ich unikać)
Źle zaprojektowana stopka mailowa potrafi zepsuć nawet bardzo profesjonalną wiadomość. Zamiast budować zaufanie i wspierać komunikację, wprowadza chaos, obniża czytelność lub sprawia wrażenie nieprofesjonalnej. W praktyce wiele błędów powtarza się regularnie — niezależnie od branży czy wielkości firmy.
Zbyt duża ilość informacji
Jednym z najczęstszych błędów w stopkach e-mail jest przeładowanie treścią. Nadawcy często próbują umieścić w stopce wszystko: kilka numerów telefonów, wiele adresów e-mail, długie opisy stanowisk, hasła marketingowe i linki do każdego możliwego kanału. Taka stopka mailowa staje się nieczytelna i odciąga uwagę od właściwej treści wiadomości.
Dobra stopka powinna zawierać tylko informacje, które realnie pomagają w kontakcie lub identyfikacji nadawcy.
Brak spójności wizualnej
Niespójna stopka mailowa to kolejny częsty problem. Różne kolory, kilka fontów, losowe wielkości tekstu i brak hierarchii informacji sprawiają, że stopka wygląda amatorsko. Jest to szczególnie widoczne w komunikacji biznesowej, gdzie spójność wizualna ma bezpośredni wpływ na postrzeganie marki.
Aby tego uniknąć, stopka e-mail powinna być zgodna z identyfikacją wizualną firmy i opierać się na prostych, powtarzalnych zasadach typografii.
Niepoprawne wyświetlanie w klientach poczty
Wiele stopek mailowych wygląda dobrze tylko w jednym programie pocztowym, a po wysłaniu traci układ, odstępy lub style. To efekt stosowania zaawansowanego HTML lub CSS, który nie jest wspierany przez wszystkie klienty poczty e-mail.
Najczęstsze błędy techniczne w stopkach mailowych to:
- używanie niestandardowych fontów bez fallbacków,
- zbyt skomplikowany układ oparty na divach,
- brak testów w różnych programach pocztowych.
Rozwiązaniem jest prosty, tabelaryczny układ HTML oraz testowanie stopki w najpopularniejszych klientach poczty.
Nadużywanie grafik i ikon
Grafiki w stopce mailowej mogą wzmacniać wizerunek, ale ich nadmiar działa odwrotnie. Zbyt duże logo, wiele ikon lub ciężkie pliki graficzne spowalniają ładowanie wiadomości i mogą zostać zablokowane przez klienta pocztowego.
Profesjonalna stopka e-mail powinna być czytelna nawet wtedy, gdy obrazy się nie wyświetlą. Oznacza to konieczność stosowania tekstowych alternatyw i zachowania odpowiednich proporcji między treścią a grafiką.
Nieaktualne dane kontaktowe
Nieaktualny numer telefonu, błędny link do strony internetowej lub nieistniejący profil społecznościowy to błąd, który bezpośrednio wpływa na wiarygodność nadawcy. Stopka mailowa powinna być regularnie aktualizowana, szczególnie przy zmianach stanowiska, rebrandingu lub modyfikacji oferty.
Stopka mailowa dla firm - co warto wiedzieć?
Stopka mailowa w komunikacji firmowej pełni znacznie ważniejszą rolę niż w przypadku prywatnej korespondencji. To element, który reprezentuje markę w każdej wysyłanej wiadomości, niezależnie od działu czy stanowiska pracownika. Właśnie dlatego firmowa stopka e-mail powinna być zaprojektowana centralnie i stosowana w sposób spójny w całej organizacji.
Spójność marki i jednolity standard komunikacji
Jednym z kluczowych aspektów firmowej stopki mailowej jest zachowanie spójności wizualnej i informacyjnej. Każdy pracownik, niezależnie od działu, powinien korzystać z tego samego schematu stopki e-mail. Ułatwia to identyfikację marki, wzmacnia profesjonalny wizerunek firmy i zapobiega chaosowi w komunikacji z klientami oraz partnerami biznesowymi.
Jednolita stopka mailowa powinna uwzględniać identyfikację wizualną firmy, czyli kolory, typografię oraz logo, ale także jasno określony zakres informacji. Dzięki temu każda wiadomość e-mail staje się częścią spójnego systemu komunikacji, a firma jest postrzegana jako uporządkowana i wiarygodna.
Aspekty techniczne i organizacyjne
W firmach szczególnie istotne są kwestie techniczne związane z wdrożeniem stopki mailowej. Ręczne tworzenie i aktualizowanie stopki przez każdego pracownika prowadzi do błędów, nieaktualnych danych i różnic w wyglądzie. Z tego powodu stopka e-mail dla firm powinna być przygotowana w formie gotowego szablonu HTML, który można łatwo wdrożyć w używanym kliencie poczty lub systemie IT.
Warto również pamiętać o regularnych aktualizacjach stopki mailowej, zwłaszcza przy zmianach danych kontaktowych, rebrandingu lub modyfikacji struktury organizacyjnej. Dobrze zaplanowana firmowa stopka e-mail to rozwiązanie długoterminowe, które usprawnia komunikację i ogranicza ryzyko wizerunkowych błędów.
Najnowszy Update [2026]
Wielu z Was skontaktowało się z nasza firmą odnośnie zaprojektowania sygnatury mailowej. Jest nam niezmiernie miło z takiego obrotu spraw. Chcielibyśmy przedstawić państwu kilka spostrzeżeń, które zauważyliśmy w trakcie projektowania kolejnych sygnatur. Dodanie tych informacji jest niezmiernie ważne, ponieważ może ono definiować formę naszej – jako Biegun.Studio – współpracy z państwem.
Wygląd sygnatury
Sygnatury mailowe należy projektować na każde środowisko służące do wyświetlania wiadomości mailowych. Niestety, tyle ile jest rozwiązań, tyle jest również wymagań jakie sygnatura musi sprostać aby mogła wyświetlać się w danym środowisku. Dla przykładu, sygnatury które są projektowane po skrzynkę pocztową Gmail nie obsługują kodu Base64 odpowiadającego za wyświetlanie się zdjęć, bez użycia zbędnego linkowania. Skrzynka pocztowa od Google również określa minimalną wartość rozmiaru czcionki jaki może się pojawić (w niezmienionej formie) w wiadomości email. Są to informacje, które mogą wpłynąć na niejeden projekt, ponieważ zmieniony układ sygnatury całkiem odbiega od jego pierwotnej, zaprojektowanej wersji. Należy mieć ten fakt na uwadze, w momencie w którym państwo posiadają własny projekt graficzny, jednak szukacie odpowiedniej osoby, która zaprojektuje sygnaturę tak aby wyglądała dobrze na kazdym środowisku.
Kolejnym elementem, na który należy zwrócić uwagę są projekty graficzne, które można ujrzeć w wyszukiwarce Google. Niektóre są bardzo imponujące, jednak ich funkcjonalność ogranicza się do zaimplementowania obrazka w miejsce sygnatury mailowej. Wyklucza to użycie ich jako odpowiedniego środka komunikacyjnego, wszystkie dane znajdujące się w stopce trzeba będzie przepisać, czy to we własnej skrzynce pocztowej, czy też numer w telefonie – ponieważ są obrazkiem. Sygnatury, które posiadają wielowarstwową strukturę, nakładające się elementy, rzeczywiście można zaprojektować w taki sposób, aby wyświetlały się dobrze jako strona internetowa (plik HTML). Problem pojawia się w momencie importu takiej sygnatury do programu pocztowego. Część, a równie często cała sygnatura nie wyświetla się poprawnie. Aby zaradzić temu problemowi należy projektować sygnatury o odpowiednim układzie, oraz nie nakładających się na siebie elementach.
Niektóre środowiska ignorują style wbudowane w kod sygnatury. Mowa tutaj przede wszystkim o programie Microsoft Outlook, który konwertuje kod stopki HTML na swój własny XLM. Wraz z tą konwersją generuje strukturę folderów (w ukrytym folderze sygnatur), przez którą edycja sygnatury jest znacznie bardziej utrudnionym zadaniem. Uprzedzam mniej doświadczonych użytkowników komputera, aby nie zmieniać sygnatury mailowej na własną rękę w edytorze znajdującym się w programie Outlook, ponieważ wiązać się to może z pojawieniem się szeregu błędów, które bez odpowiedniej wiedzy, bardzo ciężko jest się pozbyć. Aby poszerzyć państwa wiedzę na ten temat przygotowałem już jakiś czas temu osobny wpis na temat Outlooka. Zapraszam do lektury.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o stopki mailowe
Profesjonalna stopka mailowa to stały podpis dodawany do wiadomości e-mail, który zawiera kluczowe informacje o nadawcy i firmie. Jej zadaniem jest ułatwienie kontaktu, budowanie wiarygodności oraz wzmacnianie wizerunku marki w codziennej komunikacji biznesowej.
Firmowa stopka e-mail powinna zawierać imię i nazwisko pracownika, stanowisko, nazwę firmy oraz aktualne dane kontaktowe. Dodatkowo często umieszcza się link do strony internetowej i elementy identyfikacji wizualnej, takie jak logo. Kluczowe jest zachowanie spójności w całej organizacji.
Najczęściej spotykane błędy to nadmiar informacji, brak spójności wizualnej, nieaktualne dane kontaktowe oraz problemy z wyświetlaniem stopki w różnych klientach poczty. Źle zaprojektowana stopka mailowa może obniżyć profesjonalny odbiór całej wiadomości.
Stopka mailowa może pełnić funkcję marketingową, ale powinna robić to w subtelny sposób. Link do strony internetowej, portfolio lub profilu firmowego w mediach społecznościowych jest wystarczający. Zbyt agresywna promocja lub nadmiar linków obniżają czytelność i skuteczność stopki e-mail.
Problemy z wyświetlaniem stopki mailowej najczęściej wynikają z użycia zbyt skomplikowanego kodu HTML, niestandardowych fontów lub nadmiaru grafik. Aby uniknąć błędów, stopka e-mail powinna być oparta na prostym układzie i przetestowana w najpopularniejszych klientach poczty.
W przypadku firm zdecydowanie warto stosować jeden, centralnie zaprojektowany wzór stopki mailowej. Zapewnia to spójny wizerunek marki, ułatwia aktualizacje danych i eliminuje różnice w wyglądzie stopki między pracownikami. To szczególnie istotne w komunikacji B2B i sprzedażowej.
Kreatory stopki mailowej to szybkie i wygodne rozwiązanie, szczególnie dla osób bez wiedzy technicznej. Pozwalają w kilka minut stworzyć podstawową stopkę e-mail bez konieczności pisania kodu HTML. Warto jednak pamiętać, że darmowe kreatory często oferują ograniczone możliwości personalizacji, a wygenerowane stopki mogą nie być w pełni spójne z identyfikacją wizualną firmy. W przypadku komunikacji biznesowej i firmowej lepszym rozwiązaniem jest indywidualnie zaprojektowana stopka mailowa, dostosowana do potrzeb marki i różnych klientów poczty.
